Partyservice-Software: was ein kleiner Betrieb wirklich braucht
Welche Software ein Partyservice braucht, wenn Angebote, Rechnungen, Kalender und Personal heute in Word, Excel und WhatsApp liegen — und was du dir sparen kannst.
Partyservice-Software wird oft verkauft, als müsstest du ein Hotelprogramm kaufen. Brauchst du nicht. Ein kleiner oder mittlerer Betrieb, in dem die Inhaber selbst anbieten, braucht einen Ort für die Arbeit, die heute zwischen Word, Excel, dem Postfach und der WhatsApp-Gruppe zersplittert ist.
Der Test ist simpel. Kannst du aus einer Anfrage ein Angebot machen, daraus die Rechnung, das Event in den Kalender legen und das Team denselben Termin sehen lassen — ohne die Zahlen zweimal zu tippen?
Wo Word und Excel kippen
Word reicht, solange jedes Angebot eine Variation der letzten Datei ist und du dir merkst, welche Datei die aktuellen Preise hat. Excel reicht, solange eine Person den Kalender und die Schichten im Kopf hat. Beides kippt an dem Abend, an dem zwei Anfragen parallel liegen und niemand mehr weiß, welche Preisliste gilt.
Die typische Kette sieht so aus: Anfrage in der Mail, Preise in einer Tabelle, Angebot in Word, Zusage in WhatsApp, Rechnung noch einmal in Word, Schichten in einer zweiten Tabelle. Jeder Schritt ist eine Gelegenheit, eine Zahl zu verlieren.
Vier Dinge, nicht vierzig Module
Angebote aus der eigenen Preisliste, skaliert nach Gästezahl, als PDF. Wie das konkret aussieht, steht im Beitrag Catering-Angebot erstellen.
Rechnungen aus demselben Angebot. Nichts wird ein zweites Mal getippt, das Layout bleibt deins.
Ein Kalender, der das Event inklusive Auf- und Abbau zeigt. Nicht nur den Zeitpunkt, zu dem das Buffet eröffnet.
Personal, das dieselben Termine sieht und sich per QR an- und abmeldet. Dazu der Beitrag Catering-Personalplanung.
Was du nicht ersetzen musst
Deine Buchhaltung. Ein Partyservice braucht saubere Angebots- und Rechnungs-PDFs. Das Steuerbüro arbeitet damit weiter wie bisher. Eine Software, die verspricht, die Buchhaltung mitzumachen, löst ein Problem, das du schon vergeben hast, und lässt das Angebot um 23 Uhr liegen.
Auch kein Programm für Hotelketten, Bankett-Etagen oder Kantinen mit festem Speiseplan. Die Abläufe sind andere: bei dir zählt die einzelne Anfrage, die Gästezahl und das Team, das zu diesem einen Event fährt.
Woran du erkennst, dass es für Caterer gebaut ist
Die Preisliste ist der Ausgangspunkt, nicht ein Artikelstamm aus dem Einzelhandel. Ein Angebot kennt Gäste, Zeiten und einen Anlass. Die Rechnung hängt am Angebot. Der Kalender kennt Aufbau und Abbau. Das Team ist an das Event gebunden, nicht an eine Fabrikschicht.
Kolsche ist in einem eigenen Catering-Betrieb entstanden, zwischen Kühlhaus und Küchenzeile, genau für diese Größe. Betrieb kostet 49 € im Monat, Betrieb mit KI-Assistent 89 € im Monat. Monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr. Sieben Tage kostenlos, danach 1 € für den ersten Monat. Die Zahlen und der Vergleich mit anderen Listenpreisen stehen unter Preise.