Catering-Personalplanung: Schichten, Auf- und Abbau, Anwesenheit
Wie du das Service-Team für ein Event planst: Aufbau, Service und Abbau als eigene Zeiten, ohne WhatsApp-Gruppe als Schichtplan, mit Anwesenheit per QR.
Ein Event ist länger als die Stunde, in der das Buffet eröffnet. Jemand baut auf, jemand steht im Service, jemand räumt ab und lädt das Auto. Wer diese drei Zeiten in eine Zeile „Service 18 Uhr“ schreibt, plant zu wenig Personal oder bezahlt die falschen Stunden.
Catering-Personalplanung heißt: dieselben Termine wie im Kalender, dieselben Stunden wie im Angebot, und am Eventtag eine Antwort auf die Frage, wer wirklich da ist.
Aufbau, Service, Abbau
Trag alle drei in den Kalender ein, nicht nur den Kunden-Termin. Aufbau um 15 Uhr, Gäste um 18 Uhr, Abbau nach 23 Uhr ist ein anderes Event als „Hochzeit Samstag“. Die Leute, die aufbauen, sind oft nicht dieselben, die bis zum Ende bleiben.
Wenn das Angebot diese Stunden schon als eigene Positionen hat, ist der Schichtplan keine zweite Erfindung. Er ist die Besetzung dessen, was du dem Kunden bereits berechnet hast.
Warum die WhatsApp-Gruppe kein Plan ist
„Kann jemand Samstag?“ funktioniert bei einem Event im Monat. Bei drei Events am Wochenende wird daraus ein Verlauf, in dem die Zusage von Donnerstag unter einem Foto vom Aufbau verschwindet. Niemand sieht auf einen Blick, wer schon auf zwei Schichten steht und wer noch frei ist.
Ein Plan nennt das Event, die Zeit und die Person. Eine Absage ändert den Plan, sie startet keinen neuen Chat. Faire Verteilung siehst du nur, wenn die Woche nebeneinander liegt: nicht immer dieselben zwei Leute am Samstag, und nicht jemand, der Freitagabend abgebaut hat, am Samstagmorgen wieder aufbaut, ohne dass du es merkst.
Anwesenheit per QR statt Zettel
Der Plan sagt, wer kommen soll. Am Veranstaltungsort zählt, wer gekommen ist. Ein Zettel in der Küche wird nass, eine Nachricht „bin da“ geht unter. Ein QR-Ausweis pro Person, ein Scan zum Kommen und einer zum Gehen, gibt dir die Zeit, die du später mit der geplanten Schicht vergleichen kannst.
Das ist keine Stechuhr aus dem Lager. Es ist die Antwort auf die Frage, ob die sechste Kraft, die im Angebot steht, auch vor Ort war.
Ein System für Termin und Team
Kalender, Angebot und Schichtplan auseinanderzuhalten ist der Grund, warum am Freitag jemand fehlt. Die Partyservice-Software, die das zusammenhält, muss kein Personalbüro sein. Sie muss das Event, die Zeiten und die Leute an einem Ort haben.
In Kolsche liegen Event-Kalender, Personal und QR-Anwesenheit im Betrieb für 49 € im Monat. Schichtvorschläge über den KI-Assistenten gibt es im Paket für 89 € im Monat. Vorschläge bleiben Vorschläge: du setzt die Schicht, es geht keine Nachricht an das Team, die du nicht selbst geschickt hast. Wenn du das an deinen eigenen Events sehen willst, buch eine Demo.