Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Website kolsche.de und der Software „Kolsche“ ist:

A. Abou-Daher, Y. Abou-Daher, Ehsainieh GbR (Marke: MA’NA — Levantine Catering)

Kiepenheuerallee 5, 14469 Potsdam, Deutschland

E-Mail: info@ma-na.catering

Vollständige Anbieterkennzeichnung im Impressum.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Marketing-Website kolsche.de (nachfolgend „Website“) sowie für die webbasierte Catering-Software „Kolsche“ (nachfolgend „Produkt“ oder „Software“), die wir als SaaS-Dienst an Catering-Betriebe bereitstellen.

Für personenbezogene Daten, die unsere Kunden (Catering-Betriebe) im Produkt über ihre Endkunden, Mitarbeiter oder Veranstaltungen erfassen, sind grundsätzlich diese Kunden als Verantwortliche im Sinne der DSGVO tätig. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter im Rahmen des mit dem Kunden geschlossenen Vertrags (Art. 28 DSGVO).

3. Website kolsche.de — Besuch der Seite

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, abgerufene Seite, Browsertyp, Referrer) in Server-Logdateien verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an stabiler Auslieferung, Fehleranalyse und Sicherheit).

Hosting erfolgt bei Hetzner Online GmbH, Deutschland/EU. Server-Logs werden automatisch nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

Es werden keine Analyse- oder Marketing-Cookies auf der Website eingesetzt.

4. Website — Demo- und Kontaktformular

Wenn Sie über das Formular auf kolsche.de eine Demo anfragen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kontaktaufnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — vorvertragliche Maßnahmen; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Geschäftsanfragen).

Verarbeitete Daten: Name, Unternehmen (optional), E-Mail-Adresse, Nachricht, ggf. gewähltes Preispaket.

Der Versand erfolgt über den Dienst FormSubmit (FormSubmit LLC, USA). FormSubmit leitet die Anfrage an unser Postfach info@ma-na.catering weiter. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Speicherfrist: Anfragen verbleiben in unserem E-Mail-Postfach bis zur abschließenden Bearbeitung und werden spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Website — Schriftarten (Google Fonts)

Zur einheitlichen Darstellung laden wir Schriftarten von Google (Google Ireland Ltd.) über fonts.googleapis.com und fonts.gstatic.com. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an einer ansprechenden Darstellung).

Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

6. Website — Spracheinstellung (localStorage)

Ihre Sprachwahl (Deutsch/Englisch) wird im lokalen Speicher Ihres Browsers unter dem Schlüssel „kolsche-landing-lang“ gespeichert, damit die Website Ihre Präferenz beim nächsten Besuch wiedererkennt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an nutzerfreundlicher Darstellung). Es handelt sich nicht um ein Tracking-Cookie.

7. Produkt „Kolsche“ — Überblick

Kolsche ist eine webbasierte Software für Catering-Betriebe (Angebote, Rechnungen, Kalender, Kundenverwaltung, Personal, Zeiterfassung, optional KI-Assistent). Der Zugang erfolgt über eine mandantenspezifische Subdomain (Multi-Tenant-SaaS).

Verantwortlicher für die im Produkt verarbeiteten personenbezogenen Daten ist in der Regel der jeweilige Catering-Betrieb (unser Kunde). Wir stellen die technische Plattform bereit und verarbeiten die Daten im Auftrag des Kunden, soweit es sich um dessen Geschäftsdaten handelt.

8. Produkt — Welche Daten verarbeitet werden

Benutzerkonten (Mitarbeiter des Catering-Betriebs): Benutzername, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert), Anmeldezeitpunkte.

Unternehmensprofil: Firmenname, Adresse, Kontaktdaten, Steuer-/USt-IdNr., Bankverbindung, Logo, Notizen.

Kunden des Catering-Betriebs: Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Ansprechpartner.

Angebote & Rechnungen: Veranstaltungsdaten, Gästezahlen, Positionen, Beträge, Status, Notizen.

Mitarbeiter & Zeiterfassung: Name, Position, Kontaktdaten (optional), QR-Identifikation, Ein-/Ausstempelzeiten.

Kalender: Termine, Beschreibungen, Orte, Erinnerungen.

Optional — KI-Assistent (nur wenn für den Mandanten freigeschaltet): Chat-Nachrichten des Nutzers; der Assistent kann auf Geschäftsdaten des Mandanten (Preisliste, Kunden, Kalender, Personal) zugreifen, um Anfragen zu beantworten oder Entwürfe zu erstellen.

Optional — E-Mail-Integration (nur wenn vom Kunden konfiguriert): Abruf eingehender E-Mails über IMAP zur Erkennung von Catering-Anfragen.

9. Produkt — Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung und Betrieb der Software, Authentifizierung und Zugriffskontrolle: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Catering-Betrieb).

Verarbeitung von Kunden-, Mitarbeiter- und Veranstaltungsdaten im Auftrag des Catering-Betriebs: Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung); Rechtsgrundlage beim Kunden je nach Verwendungszweck (Vertrag, gesetzliche Pflicht, Einwilligung).

Zeiterfassung per QR-Code: im Auftrag des Catering-Betriebs; Rechtsgrundlage beim Betrieb (z. B. Arbeitszeitdokumentation).

KI-Assistent: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsleistung), soweit vom Kunden gebucht; Eingaben können an OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI OpCo, LLC, USA) übermittelt werden.

Technische Sicherheit, Fehlerbehebung, Server-Logs: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Produkt — Speicherung, Hosting & Speicherdauer

Die Produktionsdaten werden in PostgreSQL-Datenbanken bei Hetzner Online GmbH (Deutschland/EU) gespeichert. Jeder Catering-Betrieb (Mandant) erhält eine getrennte Datenbank.

Authentifizierung erfolgt über JWT-Tokens, die im lokalen Speicher (localStorage) des Browsers abgelegt werden, bis sich der Nutzer abmeldet oder das Token abläuft.

Geschäftsdaten (Kunden, Angebote, Rechnungen, Mitarbeiter, Zeiteinträge) verbleiben, bis der Kunde sie löscht oder der Mandant vollständig aufgelöst wird.

KI-Chat-Verläufe werden in der Standard-Produktionskonfiguration im Arbeitsspeicher gehalten und sind nach Neustart des Dienstes nicht mehr verfügbar.

Hochgeladene Firmenlogos werden auf dem Server gespeichert, bis sie ersetzt oder der Mandant gelöscht wird.

PDF-Dokumente (Angebote, Rechnungen, Stundenübersichten) werden bei Abruf erzeugt und nicht dauerhaft auf dem Server abgelegt.

11. Produkt — Empfänger & Auftragsverarbeiter

Hetzner Online GmbH (Deutschland) — Hosting der Anwendung und Datenbanken

OpenAI (Irland/USA) — KI-Assistent, nur wenn vom Mandanten aktiviert; Datenübermittlung auf Basis von Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO)

LangSmith / LangChain (optional, USA) — technische Protokollierung von KI-Aufrufen, nur wenn aktiviert

ipapi.co (optional) — Ermittlung der Länderkennung zur Sprachauswahl anhand der IP-Adresse beim ersten Besuch

E-Mail-Provider des Kunden (IMAP) — nur bei aktivierter E-Mail-Integration, Zugangsdaten werden vom Kunden bereitgestellt

Mit allen relevanten Auftragsverarbeitern schließen wir Verträge gemäß Art. 28 DSGVO ab.

12. Produkt — Pflichten der Catering-Kunden (Auftraggeber)

Unsere Kunden (Catering-Betriebe) sind dafür verantwortlich, ihre Endkunden, Mitarbeiter und sonstigen betroffenen Personen über die Verarbeitung im Produkt zu informieren und erforderliche Rechtsgrundlagen (z. B. Einwilligungen, Arbeitsverträge) sicherzustellen.

Anfragen betroffener Personen, die sich an uns wenden, leiten wir — soweit erkennbar — an den zuständigen Catering-Betrieb weiter.

13. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Widerspruch (Art. 21) sowie Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig in Brandenburg: Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg.

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an: info@ma-na.catering

14. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen — u. a. TLS-Verschlüsselung, Passwort-Hashing (bcrypt), mandantenseparate Datenbanken, Zugriffskontrolle per Authentifizierung und Rate-Limiting.

15. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: August 2026