Catering-Angebot erstellen: aus Preisliste und Gästezahl
So wird aus einer Partyservice-Anfrage ein versandfertiges Angebot: Gästezahl, eigene Preisliste, Service und Auf- und Abbau — ohne die alte Word-Datei.
Eine Anfrage für achtzig Gäste kommt um 16 Uhr. Das Angebot geht um 23 Uhr raus, weil irgendwo eine alte Word-Datei liegt, die Preise von vor zwei Jahren trägt und der Service vergessen wurde. So sieht der Abend in vielen Partyservices aus. Nicht, weil das Essen schwer zu kalkulieren ist, sondern weil das Angebot aus Kopieren, Suchen und Dreifach-Kontrollieren besteht.
Ein brauchbares Catering-Angebot braucht drei Dinge, die schon im Betrieb liegen: die Gästezahl, die eigene Preisliste und die Zeiten für Auf-, Service- und Abbau. Alles andere ist Layout.
Was in das Angebot gehört
Der Kunde will wissen, was auf den Tisch kommt, wer es aufbaut und was es kostet. Schreib die Positionen so, wie du sie auch liefern würdest, nicht so, wie sie in einer alten Vorlage heißen.
Speisen und Getränke, skaliert auf die Gästezahl. Servicepersonal für die Stunden, in denen wirklich jemand vor Ort ist. Equipment, Geschirr, Transport. Auf- und Abbau als eigene Zeit, nicht als Fußnote unter „Service“. Allergene und was nicht enthalten ist — Kuchen, Location, Servicepersonal der Location — gehören in denselben Text, sonst kommt die Rückfrage eine Stunde vor dem Event.
Von der Gästezahl zur Position
Rechne nicht jede Schüssel neu im Kopf. Hinterlege in der Preisliste, was eine Portion oder eine Platte für eine feste Gästezahl bedeutet, und skaliere von dort. Achtzig Gäste sind dann nicht „die Hochzeit von letztem Juni, ungefähr“, sondern dieselben Komponenten, neu gerechnet.
Was sich nicht linear skaliert, schreibst du fest: ein Aufbau-Team, eine Mindestpauschale für die Anfahrt, Geschirr, das du pro Event und nicht pro Gast abrechnest. Genau dort entstehen die Fehler in der Word-Datei, weil die alte Datei eine andere Entfernung und eine andere Location hatte.
Service nicht im Essen verstecken
Viele Angebote werden günstig, weil das Personal in der Speisenzeile verschwindet. Der Kunde sieht einen niedrigen Preis pro Person und merkt erst in der Rechnung, dass Aufbau, Abbau und eine sechste Kraft fehlen. Besser ist eine eigene Zeile: wie viele Personen, welche Stunden, welcher Satz.
Dieselben Daten brauchst du später für den Schichtplan. Wenn das Angebot schon sagt, wer von wann bis wann vor Ort ist, musst du die Zeiten nicht noch einmal aus dem Mailverlauf ziehen.
PDF raus, eine Nachfrage, dann die Rechnung
Das Angebot ist fertig, wenn es als PDF rausgeht und der Kunde es ohne Rückruf versteht. Eine saubere Summe, eine Gültigkeit, die Zahlungsart. Danach nicht noch einmal tippen: aus dem angenommenen Angebot wird die Rechnung, mit denselben Positionen.
In Kolsche läuft das so. Gästezahl rein, Positionen aus der eigenen Preisliste, PDF raus. Betrieb kostet 49 € im Monat, Betrieb mit KI-Assistent 89 € im Monat, monatlich kündbar. Die ersten sieben Tage sind kostenlos, der erste Monat kostet 1 €. Die Preise im Vergleich stehen offen auf der Seite.